Eine Sitzung leiten

Eine Sitzung leiten

Als Sitzungsorganisierende haben Sie im Sitzungsraum mehr Bedienelemente als Ihre Teilnehmenden. Wie Teilnehmende beitreten und den Sitzungsraum nutzen, steht im Handbuch Sitzungsteilnahme.

Melden Sie sich an, bevor Sie Ihrer Sitzung beitreten, sonst erkennt Sie das System nicht als Sitzungsorganisierende.

Einige Bedienelemente hängen von den Sitzungsberechtigungen der Sitzung ab (siehe das Handbuch Kontoadministration). Der Raum sieht im "Klassisches Sitzungsraum-Layout" anders aus als im "Sitzungsraum-Layout optimiert für Präsentationen": Im Layout optimiert für Präsentationen sind die meisten Bedienelemente Symbole in den Seitenleisten und zeigen ihren Namen, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen.

Warteraum

Verwendet die Sitzung "Warteraum - Zutritt wird durch die Moderation genehmigt", sehen Sie das Register "Warteraum (Lobby)". Wartet jemand, erscheint eine Meldung: "… möchte an der Sitzung teilnehmen".

• Klicken Sie auf "Zur Sitzung zulassen", um die Person einzulassen.
• Klicken Sie auf "Ablehnen", um die Person abzuweisen.

Abgelehnte Personen stehen unter "Abgelehnte Teilnehmende". Sie können sie später noch zulassen.

Teilnehmende einladen

Klicken Sie im Register der Teilnehmenden auf "Teilnehmende einladen". Geben Sie die E-Mail-Adressen ein, fügen Sie bei Bedarf eine Nachricht hinzu und klicken Sie auf "Einladung versenden".

Teilnehmende

Im Register der Teilnehmenden finden Sie bei jeder Person:

• "Hand herunternehmen": Klicken Sie auf die erhobene Hand einer Person.
• "Lautstärke ändern": Ändern Sie, wie laut Sie diese Person hören.
• "In erste Position verschieben": Zeigen Sie diese Person in Ihrer eigenen Videoansicht zuerst.
• "Audio stumm" / "Stummschaltung von Audio aufheben": In Sitzungen mit "Teilnehmende sind standardmässig stumm geschaltet" schaltet dies die Person für alle stumm oder wieder hörbar. Sonst nur für Sie.
• "Chat": Starten Sie einen privaten Chat mit der Person (nicht in vertraulichen Sitzungen).
• "Anheften": Heften Sie das Video der Person für alle an.
• "Aus Sitzung entfernen": In Sitzungen mit Warteraum schickt dies die Person aus der Sitzung.

In Sitzungen mit "Teilnehmende sind standardmässig stumm geschaltet" finden Sie auf dem Video der Person auch "Für alle stumm schalten" und "Stummschaltung für alle aufheben".

Wie Sie Teilnehmenden eines Webinars das Wort übergeben, steht unter Webinar.

Folge mir

Öffnen Sie "Werkzeuge", dann "Sitzungskontrolle", und klicken Sie auf "Folge mir". Wenn Sie zu einem anderen Werkzeug wechseln, zum Beispiel von den Dokumenten zum Whiteboard, wechseln Ihre Teilnehmenden mit. Klicken Sie nochmals auf "Folge mir", um es zu beenden.

Klicken Sie auf "Bringen Sie die Teilnehmenden hierhin", um alle einmalig zum Werkzeug zu bringen, das Sie gerade benutzen.

"Folge mir" ist in vertraulichen Sitzungen nicht verfügbar.

Verbleibende Zeit

Die obere Leiste zeigt die "Verbleibende Zeit". Um Ihre Sitzung zu verlängern, öffnen Sie sie, wählen die Anzahl Minuten und klicken auf "Sitzung verlängern". Die Sitzung kann nur verlängert werden, wenn der Sitzungsraum noch frei ist.

Aufzeichnung

Wird die ganze Sitzung aufgezeichnet, zeigt die obere Leiste "Diese Sitzung wird aufgezeichnet".

Haben Sie "Aufzeichnung während der Sitzung starten und stoppen" gewählt, klicken Sie auf "Aufzeichnung starten", wenn Sie bereit sind. Die Aufzeichnung beginnt nach einem Countdown von 10 Sekunden: "Die Aufzeichnung beginnt in … Sekunden". Klicken Sie auf "Aufzeichnung beenden", um sie zu stoppen, auch während des Countdowns. Sie können die Aufzeichnung mehrmals starten und stoppen. Nach der Sitzung finden Sie jeden Teil in der Zusammenfassung (siehe Nach der Sitzung).

Breakout-Räume

Mit Breakout-Räumen (falls verfügbar) teilen Sie Ihre Teilnehmenden in kleinere Gruppen auf. In vertraulichen Sitzungen sind sie nicht verfügbar. Ob Breakout-Räume verfügbar sind, entscheidet die Administration Ihrer Plattform.

Für Boardroom-Sitzungen und Webinare können Sie sie vor der Sitzung vorbereiten: Klicken Sie auf der Detailseite der Sitzung auf "Breakout-Räume anzeigen und anpassen", geben Sie jedem Raum einen Namen und klicken Sie auf "Speichern".

Im Sitzungsraum öffnen Sie "Werkzeuge", dann "Sitzungskontrolle", und klicken auf "Breakout-Räume".

1. Klicken Sie auf "Raum erstellen", um einen Raum hinzuzufügen.
2. Wählen Sie Teilnehmende im "Hauptraum" aus und wählen Sie unter "Ausgewählte zuweisen an" einen Raum, oder klicken Sie auf "Zufällig zuweisen".
3. Klicken Sie bei jedem Raum auf "Raum öffnen" oder auf "Alle Räume öffnen". Die Teilnehmenden wechseln in ihre Räume.
4. Klicken Sie auf "Raum beitreten", um einen Raum zu besuchen.
5. Klicken Sie auf "Raum schliessen", "Alle Räume schliessen" oder "Alle zurückbringen", um die Teilnehmenden in den Hauptraum zurückzuholen.

In einem Breakout-Raum klicken die Teilnehmenden auf "Zurück zum Hauptraum", um zurückzukehren.

TV-Kanäle

Mit TV-Kanälen (falls verfügbar) bestimmen Sie, was jeder mit dem "TV-Link" verbundene Bildschirm zeigt. Öffnen Sie "TV channels" in der Seitenleiste und weisen Sie einem TV Teilnehmende oder Werkzeuge zu. Ein TV ohne Kanal folgt Ihnen.

Chat-Moderation

Ist die Chat-Moderation auf Ihrer Plattform eingeschaltet, erscheinen Chatnachrichten erst, wenn die Moderation sie freigibt. Unter jeder neuen Nachricht sehen Sie "Wartet auf Ihren Entscheid".

• Klicken Sie auf "Freigeben", um die Nachricht allen zu zeigen.
• Klicken Sie auf "Ablehnen", um sie verborgen zu halten. Die Nachricht wird mit "Für die anderen nicht sichtbar" markiert.
• Klicken Sie auf "Nachricht löschen", um ihren Text endgültig zu löschen.

Die Moderation kann mit "Chatnachrichten löschen" auch alle Chatnachrichten löschen.

Siehe Sitzungsraum und Webinar im Handbuch White-Label-Administration.

Umfragen

Im Werkzeug "Umfragen":

1. Klicken Sie auf "Neue Umfrage erstellen", oder verwenden Sie eine Umfrage, die Sie beim Planen der Sitzung hinzugefügt haben.
2. Klicken Sie auf "Umfrage zur Abstimmung veröffentlichen". Die Teilnehmenden können nun abstimmen.
3. Klicken Sie auf "Umfrage beenden", um die Abstimmung zu schliessen. Mit "Resultatvorschau" sehen Sie die Resultate selbst.
4. Klicken Sie auf "Resultate veröffentlichen", um die Resultate allen zu zeigen.

Zusammenfassung einer vertraulichen Sitzung

In vertraulichen Sitzungen zeigt die obere Leiste "Sitzungszusammenfassung". Klicken Sie darauf, um die Zusammenfassung in Ihrem Browser herunterzuladen, bevor Sie gehen, denn der Server kann keine versenden.

Sitzungsraum aufräumen

In einem stets geöffneten Raum (falls verfügbar) sehen Sitzungsorganisierende "Sitzungsraum aufräumen" (Besen-Symbol). Stets geöffnete Räume richtet Ihre Kontoadministration ein. Klicken Sie auf "Sitzungsraum aufräumen", um den Inhalt des Raums für die nächste Sitzung zu leeren. Es folgt keine Bestätigung.

Sitzung schliessen

"Sitzung verlassen" führt nur Sie aus dem Sitzungsraum. Um die Sitzung für alle zu beenden, schliessen Sie sie auf der Meeting Plattform: Klicken Sie unter "Geplante Sitzungen" oder auf der Detailseite der Sitzung auf das X-Symbol ("Sitzung schliessen") und bestätigen Sie (siehe Ihre Sitzungen). Andernfalls bleiben der Sitzungsraum und eine eventuelle Aufzeichnung aktiv, bis die geplante Zeit vorbei ist.