Wiederkehrende Sitzungen und Terminfindung
Wiederkehrende Sitzung
Wenn Sie diese Sitzung bzw. dieses Meeting als Sitzungsserie verwenden möchten, klicken Sie auf den Schieberegler unter "Wiederkehrende Sitzung". Darunter werden Optionen angezeigt, mit denen Sie die gewünschte Häufigkeit (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich) für Ihre Sitzungsserie auswählen können.
Frequenz
Wählen Sie "Täglich", "Wöchentlich", "Monatlich" oder "Jährlich".
Wiederholen
Geben Sie unter "Findet statt jeden" den Abstand ein, zum Beispiel alle 2 Wochen.
- Bei "Wöchentlich" kreuzen Sie die "Wochentage" an, an denen die Sitzung stattfindet.
- Bei "Monatlich" wählen Sie, ob die Sitzung am gleichen Wochentag (zum Beispiel "am 2. Dienstag") oder am gleichen Tag des Monats (zum Beispiel "am 14. Tag") stattfindet.
Wiederholung endet
- "Offenes Ende": Die Serie hat kein Ende.
- "Endet nach": Die Serie endet nach der Anzahl Sitzung(en), die Sie eingeben.
- "Endet am": Die Serie endet am Datum, das Sie wählen.
Andere Optionen
Schalten Sie "Sitzungsinhalte über alle Sitzungen hinweg beibehalten" ein, um den Inhalt des Sitzungsraums von einer Sitzung zur nächsten zu behalten.
Eine wiederkehrende Sitzung ändern
Wenn Sie eine wiederkehrende Sitzung bearbeiten, erinnert Sie eine rote Meldung: "Achtung, Sie bearbeiten eine wiederkehrende Sitzung."
Wenn Sie eine wiederkehrende Sitzung mit "Ausgewählte Sitzungen absagen" absagen, werden alle Sitzungen der Serie abgesagt. Um eine einzelne Sitzung abzusagen, klicken Sie unter "Geplante Sitzungen" auf ihr Papierkorb-Symbol ("Sitzung löschen"). Siehe Ihre Sitzungen.
Datum für Sitzung finden
Der Sitzungsorganisator kann die Teilnehmer nach ihrer Verfügbarkeit für eine mögliche Sitzung fragen. Sie können eine Umfrage erstellen und sie an andere Teilnehmer senden. Um eine neue Umfrage zu erstellen, wählen Sie den Menüpunkt "Datum für Sitzung finden" und klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche "Hinzufügen" oben rechts auf Ihrem Bildschirm.
An dieser Stelle können Sie eine Umfrage erstellen, die Sie an Ihre Teilnehmer senden können. Es ist möglich, verschiedene Tage und Uhrzeiten vorzuschlagen. Folgen Sie einfach den verschiedenen vorgeschlagenen Schritten.
- "Wähle Tage aus": Wählen Sie die Tage im Kalender. Klicken Sie auf "Weiter".
- "Wähle Zeiten aus": Wählen Sie bis zu vier Zeiten pro Tag und die "Dauer der Sitzung". "Kopiere die Zeiten des ersten Tages in alle anderen Tage" spart Ihnen Klicks. Klicken Sie auf "Weiter".
- "Abschliessen": Geben Sie das "Thema der Sitzung" und unter "Teilnehmende einladen (optional)" die E-Mail-Adressen ein. Kreuzen Sie "Blende Emailadressen von anderen Teilnehmenden aus" an, wenn die Teilnehmenden die Adressen der anderen nicht sehen sollen. Sie können auch einen eigenen E-Mail-Text hinzufügen. Klicken Sie auf "Abschliessen".
Nachdem Sie die Umfrageoptionen abgeschlossen haben, erscheint die erstellte Umfrage in der Übersicht unter "Ihre Datumsumfragen". Um auf die Umfrage zuzugreifen und sie anzuzeigen, klicken Sie auf den Link zu der jeweiligen Umfrage.
Die Übersicht zeigt, wie viele Personen Sie eingeladen haben und wie viele geantwortet haben. Ihre Teilnehmenden öffnen den Link, geben ihre E-Mail-Adresse ein, kreuzen die passenden Termine an und klicken auf "Wähle gewählte Daten aus".
Wenn Sie das/die Kontrollkästchen vor der/den Umfrage(n) markieren, können Sie diejenige(n) auswählen, die Sie vollständig löschen möchten.
Ein roter Text "Ausgewählte Umfragen löschen" erscheint in der oberen rechten Ecke der Benutzeroberfläche. Klicken Sie auf diesen Text, um die Umfrage(n) zu löschen.
Die Sitzung aus der Umfrage planen
Öffnen Sie den Link zur Umfrage, während Sie angemeldet sind. Unter den Antworten erscheint ein Abschnitt, den nur Sie sehen: "Datum für die Sitzung auswählen".
- Wählen Sie in der Zeile "Sitzungsdatum" einen Termin.
- Klicken Sie auf "Sitzung an ausgewähltem Datum planen".
- Das Formular "Sitzung planen" öffnet sich mit dem Datum, der Dauer, dem Thema und allen, die geantwortet haben. Ergänzen Sie es und klicken Sie auf "Sitzung planen".
