Sitzung planen

Sitzung planen

Unter dem Navigationspunkt "Sitzung planen" können Sie Ihre Sitzungen bzw. Meetings konfigurieren und planen.

Im Folgenden finden Sie eine Erläuterung der verschiedenen Felder, die Ihre Eingabe vor der Planung des Sitzungsraums erfordern.

Thema der Sitzung

Geben Sie einen gewünschten Titel oder ein Thema für Ihr Meeting ein.

Sitzungsraum

Wenn Sie über mehrere Sitzungsräume verfügen (um in Ihrem Unternehmen gleichzeitig Sitzungen abhalten zu können), können Sie mittels des Dropdown-Menüs auswählen, welchen Sitzungsraum Sie nutzen möchten. Wenn alle Sitzungsräume belegt sind, erhalten Sie eine Nachricht, dass alle Sitzungsräume belegt sind.

Sie können sich für die Option "Beliebigen freien Sitzungsraum" entscheiden, so dass das System automatisch nach einem verfügbaren Sitzungsraum sucht.

Ein Sitzungsraum mit einem Schloss-Symbol nimmt keine geplanten Sitzungen an. Ihre Kontoadministration hat ihn so eingerichtet.

Zeit

Wählen Sie das Startdatum im "Datumsfeld" (klicken Sie auf das Kalendersymbol links neben dem Datumsfeld, es wird ein Kalender angezeigt, in dem Sie das Datum und die Startzeit auswählen können), dann wählen Sie die Dauer Ihrer Sitzung.

Die Endzeit wird automatisch nach der von Ihnen gewählten Dauer festgelegt. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Sitzungszeit bei Bedarf im Sitzungsraum selbst zu verlängern (siehe Eine Sitzung leiten), vorausgesetzt, dass der Sitzungsraum noch frei ist.

Sind Ihre Teilnehmenden in einer anderen Zeitzone, klicken Sie unter "Zeit" auf "Zeitzonenhilfe öffnen". Wählen Sie deren Zeitzone auf der Karte oder in der Liste "Entfernte Zeitzone". Die Hilfe zeigt deren Zeit neben Ihrer Zeit. Klicken Sie auf "Anwenden", um die Zeit zu übernehmen.

Wiederkehrende Sitzung

Wenn Sie diese Sitzung bzw. dieses Meeting als Sitzungsserie verwenden möchten, klicken Sie auf den Schieberegler unter "Wiederkehrende Sitzung". Darunter werden Optionen angezeigt, mit denen Sie die gewünschte Häufigkeit (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich) für Ihre Sitzungsserie auswählen können. Alle Optionen finden Sie unter Wiederkehrende Sitzungen und Terminfindung.

Teilnehmende einladen (optional)

Sie können Teilnehmer einladen, indem Sie die E-Mail-Adresse(n) hinzufügen und dann auf Enter drücken.

Die Teilnehmer erhalten die Einladung mit allen notwendigen Informationen für diese Sitzung per E-Mail, sobald Sie Ihre Planung mittels des Buttons "Sitzung planen" abgeschlossen haben.

Dieser Schritt ist optional, da Sie die Teilnehmer auch einladen können, indem Sie ihnen den Sitzungslink oder die Sitzungs-ID senden, die in Ihrer Oberfläche generiert werden, wenn die Planung abgeschlossen ist, oder sie danach einladen, wenn Sie den Sitzungsraum selbst betreten haben (siehe das Handbuch Sitzungsteilnahme).

Wählen Sie die Checkbox "Sende die Sitzungseinladung auch an meine Emailadresse", um sich gleichzeitig selber eine automatisch generierte Einladung per E-Mail senden zu lassen.

Datenschutz-Einstellungen

Klicken Sie neben dem Einladungsschalter auf "Datenschutz-Einstellungen", um zwei weitere Schalter zu sehen:

• "Führe die Teilnehmenden weder in der Kalendereinladung noch in der Sitzungszusammenfassung auf": Die Kalendereinladung und die Sitzungszusammenfassung zeigen nicht, wer eingeladen ist.
• "Versuche, die Kalendereinladung als "Privat" zu versenden": Die Kalendereinladung wird als privat markiert. Ob ein Kalender das beachtet, hängt vom Kalender ab.

Die Plattform merkt sich diese Schalter und "Sende die Sitzungseinladung auch an meine Emailadresse" für die nächste Sitzung, die Sie im selben Browser planen.

Sitzungstyp

Wählen Sie den Typ Ihrer Sitzung: "Standard", "Vertraulich", "Nur Audio", "Boardroom" oder "Webinar". Welche Typen Sie wählen können, hängt von Ihrem Konto ab. Je nach Typ erscheinen weitere Schalter, zum Beispiel für Telefoneinwahl und Aufzeichnung (falls verfügbar). Alle Typen und Schalter finden Sie unter Sitzungstypen und Layouts.

Sitzungsraum-Layout

Wählen Sie, wie der Sitzungsraum aufgebaut ist: "Klassisches Sitzungsraum-Layout" oder "Sitzungsraum-Layout optimiert für Präsentationen". Siehe Sitzungstypen und Layouts.

Zusätzliche Optionen

Wenn Sie auf das Dropdown-Menü "Zusätzliche Optionen" klicken, können Sie zusätzliche Einstellungen für Ihren Konferenzraum konfigurieren.

Agenda: Sie können vor der Sitzung eine Agenda für die Sitzung bzw. für das Meeting festlegen, damit Ihre Teilnehmer sehen können, worüber Sie während der Sitzung sprechen werden. Die Einzelheiten der Agenda werden auch in der Einladung zur Sitzung mitgeteilt.

Nachricht zur Einladung: Eine persönliche Nachricht an Ihre Teilnehmenden. Sie wird der Einladungs-E-Mail hinzugefügt.

Dokumente: Sie können bereits vor Ihrer Sitzung Dokumente hochladen, so dass Ihre Teilnehmer diese während der Sitzung konsultieren oder herunterladen können. Sie können sie von Ihrem PC oder aus Ihrer Dokumentenbibliothek unter "Dokumentenordner" zu der Sitzung hinzufügen (siehe Dokumente). Klicken Sie auf "Laden Sie im Voraus Dokumente hoch", um Dateien von Ihrem PC auszuwählen. Die Liste "Dokumentenordner" erscheint, sobald Sie Dokumente in Ihrer Bibliothek haben.

Umfragen: Wählen Sie Umfragen aus Ihrer Umfragen-Bibliothek. Sie stehen im Sitzungsraum bereit. Das Feld erscheint, sobald Sie Umfragen in Ihrer Bibliothek haben (siehe Umfragen).

Vertrauliche Sitzungen haben keine Agenda, keine vorab hochgeladenen Dokumente und keine Umfragen.

Sprachkanäle aktivieren (falls verfügbar): Für Boardroom-Sitzungen und Webinare ohne Telefoneinwahl. Siehe Sitzungstypen und Layouts.

Emailadresse der Sitzungsteilnehmenden: Wählen Sie, ob die Teilnehmenden beim Beitritt ihre E-Mail-Adresse eingeben: "Erforderlich", "Optional" oder "Versteckt". Siehe Wer teilnehmen kann.

Sitzungsberechtigungen: Sie können die von Ihren Kontoadministratoren angelegten Sitzungsberechtigungen auswählen (siehe das Handbuch Kontoadministration). Der Standard Ihres Kontos ist mit "(Standard)" markiert.

Anmeldeformular: Wählen Sie ein Anmeldeformular Ihrer Kontoadministration oder "Kein Anmeldeformular". Siehe Wer teilnehmen kann.

Videoauflösung (falls verfügbar): Wählen Sie die gewünschte Videoauflösung für Ihren Bildschirm, um eine optimale Qualität zu erhalten. Wenn Sie eine höhere Auflösung als die empfohlene wählen, erinnert Sie eine Warnung daran, dass alle Teilnehmenden eine gute Internetverbindung benötigen.

Tags (falls verfügbar): Fügen Sie Tags hinzu, um die Sitzung später wiederzufinden, zum Beispiel im Filter Ihrer vergangenen Sitzungen. Die Administration Ihrer Plattform entscheidet, ob Tags verfügbar sind und ob Sie eigene Tags hinzufügen oder aus einer Liste wählen.

Webcast (Broadcast) Sitzung (falls verfügbar): Siehe Sitzungstypen und Layouts.

Bedingungen, um an einer Sitzung teilzunehmen

Unterhalb der zusätzlichen Optionen wählen Sie, wer den Sitzungsraum betreten darf, zum Beispiel "Nur eingeladene Teilnehmende" oder "Warteraum - Zutritt wird durch die Moderation genehmigt". Alle Optionen finden Sie unter Wer teilnehmen kann.

Passwort

Sitzungspasswort (optional) (unterhalb der zusätzlichen Optionen): Sie können ein Passwort definieren, um in die Sitzung eintreten zu können. Dieses Passwort wird Ihren Teilnehmenden mit der Einladung zugesandt, ausser Sie wählen "Passwort nicht mit der Einladung versenden".

Schalten Sie "Passwort dem Sitzungslink hinzufügen" ein, um das Passwort in den Sitzungslink aufzunehmen. Wer den Link benutzt, muss es nicht eintippen.

Planung abschliessen

Nachdem Sie alle erforderlichen Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Sitzung planen" unten rechts auf Ihrer Benutzeroberfläche. Die Sitzung ist dann erstellt und die Einladungen verschickt.

Sie werden zu einem neuen Bildschirm mit allen Details Ihrer geplanten Sitzung weitergeleitet. Die geplante Sitzung wird nun auch unter dem Menü "Geplante Sitzungen" aufgeführt.

Sie können nach wie vor zusätzliche Teilnehmer einladen, indem Sie ihnen den Sitzungslink senden, der auf Ihrer Oberfläche generiert wird, oder sie nachträglich mittels des Buttons "Einladen", oder sobald Sie den Sitzungsraum selbst betreten haben (siehe das Handbuch Sitzungsteilnahme).

Nach einem Klick auf "Einladen" geben Sie die E-Mail-Adressen ein, fügen bei Bedarf eine Nachricht hinzu und klicken auf "Email versenden".

Sitzung bearbeiten

Sie können eine Sitzung ändern, die noch nicht begonnen hat. Klicken Sie unter "Geplante Sitzungen" oder auf der Detailseite auf das Bleistift-Symbol. Ändern Sie die Felder und klicken Sie auf "Speichern".

Schalten Sie "Sende Aktualisierung an Teilnehmende" ein, um Ihren Teilnehmenden die neuen Details zu senden.

Ist die Sitzung eine wiederkehrende Sitzung, erinnert Sie eine rote Meldung: "Achtung, Sie bearbeiten eine wiederkehrende Sitzung."

Ist eine Sitzung beendet, können nur noch Thema, Agenda und Tags geändert werden. Sie ändern diese auf der Detailseite der vergangenen Sitzung (siehe Nach der Sitzung).