Eine Instanz einrichten

Was brauche ich, bevor ich beginne?

Eine Instanz ist in wenigen Minuten eingerichtet, wenn Sie Folgendes bereit haben:

• Einen Produktnamen, zum Beispiel «Beratung» oder «Meet». Er erscheint im Browser-Tab und in den E-Mail-Einladungen.
• Einen Hostnamen, zum Beispiel meet.example.com, und Zugriff auf das DNS dieser Domain. Am besten eignet sich eine Subdomain Ihrer eigenen Website.
• Ein Logo: PNG oder JPEG, mindestens 250 Pixel breit und höchstens 500 KB gross. Ein transparenter Hintergrund hilft.
• Ein App-Icon: ein quadratisches PNG mit 1024 x 1024 Pixeln. Es dient als Browser-Icon und als App-Icon auf Smartphones und Computern.
• Ihre Markenfarben, als RGB-Werte oder nach Augenmass gewählt.
• Die Zugangsdaten eines E-Mail-Kontos, über das die Instanz versendet: SMTP-Server, Port, Benutzername und Passwort. Das Konto versendet nur, es muss nichts empfangen.
• Die Adressen Ihrer rechtlichen Seiten: Datenschutzerklärung, Geschäftsbedingungen und Impressum, sofern vorhanden.
• Name und E-Mail-Adresse der Person, die die Instanz administrieren wird.

Ein Hintergrundbild und ein Vorschaubild für soziale Netzwerke sind optional und lassen sich jederzeit ergänzen.

Wie richte ich eine neue Instanz ein?

1. Instanz anlegen

1. Melden Sie sich auf Ihrem Reseller-Hostnamen im Partnerportal an.
2. Öffnen Sie im Seitenmenü Einstellungen. Dort sehen Sie Ihren eigenen Reseller.
3. Öffnen Sie den Tab whitelabel, geben Sie den Namen des Kunden ein und wählen Sie Hinzufügen whitelabel.

Das Partnerportal öffnet danach die Einstellungen der neuen Instanz. Die neue Instanz funktioniert bereits mit Standardwerten: Alles, was Sie ab hier tun, ersetzt einen Standardwert durch Ihren eigenen.

2. Hostnamen auf die Plattform zeigen lassen

1. Legen Sie in Ihrem DNS einen CNAME-Eintrag für den Hostnamen an. Das Ziel zeigt die Einstellungsseite unter dem Feld für den Hostnamen an, in der Form «Make sure your DNS CNAME points to …».
2. Warten Sie, bis der Eintrag verbreitet ist. Je nach DNS-Anbieter dauert das einige Minuten.
3. Tragen Sie unter Marketing den Produktname und die URL der Applikation ein und speichern Sie.

Beim Speichern prüft die Plattform, ob der CNAME-Eintrag besteht und ob keine andere Instanz den Hostnamen verwendet. Danach richtet sie den Webserver für den Hostnamen ein und bezieht ein TLS-Zertifikat dafür. Ein Zertifikat müssen Sie weder kaufen noch hochladen.

Zeigt das Feld einen Fehler zum DNS-Eintrag, ist der Eintrag noch nicht verbreitet oder zeigt woanders hin, und Sie können nicht speichern. Prüfen Sie den Eintrag und geben Sie den Hostnamen danach erneut ein, damit er neu geprüft wird.

3. E-Mail einrichten

1. Tragen Sie unter E-Mail den Absendername und die Absenderemail ein, die Empfänger sehen sollen.
2. Tragen Sie Email Server, Email Port, Email Benutzername und Email Passwort Ihres Mailservers ein. Verwenden Sie Port 465 für eine von Anfang an verschlüsselte Verbindung oder den Port, den Ihr Server für STARTTLS nutzt, meist 587.
3. Speichern Sie und schicken Sie sich mit Testemail eine Nachricht.

Einladungen, Sitzungszusammenfassungen, Passwort-Resets und alle anderen System-E-Mails laufen ab jetzt über dieses Konto.

4. Region und rechtliche Links festlegen

1. Wählen Sie unter Region die Sprachen der Benutzeroberfläche, die User wählen dürfen, die Standardsprache und die Standardzeitzone, mit der neue User starten.
2. Tragen Sie unter Legal & Compliance den Link zur Datenschutzerklärung, den Link zu den Geschäftsbedingungen und das Impressum ein. Sie erscheinen auf der Login-Seite und auf dem Bildschirm, über den Teilnehmende einer Sitzung beitreten.

5. Branding anwenden

Öffnen Sie Einstellungen > Markenbild, laden Sie Logo und Icon hoch, legen Sie die Farben fest und speichern Sie. Eine Live-Vorschau zeigt das Ergebnis auf den Bildschirmen Sitzung planen und An Sitzung teilnehmen, bevor Sie speichern. Branding beschreibt jede Option.

6. Ersten Administrator hinzufügen

1. Öffnen Sie den Tab Admins der Instanz.
2. Fügen Sie den Administrator mit Namen und E-Mail-Adresse hinzu.

Der Administrator erhält eine E-Mail mit seinen Zugangsdaten. Weil die Anmeldung an einer Instanz ein Konto voraussetzt, erhält er dabei auch ein 14-tägiges Testkonto, benannt nach seiner E-Mail-Adresse, mit einem Sitzungsraum. In der Instanz kann der Administrator es unter Kontomanagement in ein reguläres Konto umwandeln oder die echten Konten des Kunden daneben anlegen.

Die Instanz ist bereit. Ihr Administrator meldet sich auf dem Hostnamen der Instanz an und findet alles unter Plattformeinstellungen.

Was lohnt sich am ersten Tag sonst noch?

• URL beim Verlassen: wohin Teilnehmende ohne Konto nach einer Sitzung geleitet werden, typischerweise auf Ihre eigene Website.
• Marketing-URL: die Website, die am Ende jeder E-Mail verlinkt ist.
• Support Emailadresse: die Adresse, an die sich Ihre User für Hilfe wenden sollen.
• Funktionen: welche Sitzungsfunktionen die Instanz anbietet. Siehe Funktionen.
• Anmeldung: ob sich User mit Passwort, über Ihre eigene Login-Seite oder mit SAML Single Sign-on anmelden. Siehe Anmeldung und Sicherheit.

Alles andere kann warten. Jede Einstellung startet mit einem funktionierenden Standardwert, und die meisten Instanzen ändern nur eine Handvoll davon.